5 เคล็ดลับสำคัญสำหรับการวางแผนการออกแบบเวิร์กช็อปของคุณ

ขั้นตอนง่าย ๆ ในการติดตามเพื่อเตรียมการที่ดีที่สุดสำหรับการฝึกอบรมครั้งต่อไปของคุณ!

ภาพประกอบทำโดย Aga Ciurysek จาก 10Cloud
การประชุมเชิงปฏิบัติการ UX ที่สมบูรณ์แบบสามารถช่วยให้ทีมงานและผู้มีส่วนได้เสียของคุณระดมสมองและตัดสินใจได้ดีขึ้น มันฟังดูยอดเยี่ยม แต่ในโลกแห่งความเป็นจริงมันไม่ได้ไร้ที่ติเลย

ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ - ในอาชีพนักออกแบบ UX ของฉันฉันต้องรับผิดชอบในการประชุมเชิงปฏิบัติการบางครั้งที่ล้มเหลว ฉันได้รับบทเรียนและตอนนี้ฉันรู้ว่ามันเป็นเรื่องปกติที่จะหลงทางถ้าคุณไม่มีแผนเตรียมพร้อม

ดังที่พวกเขากล่าวว่าทุกคนเรียนรู้จากความผิดพลาด แต่โชคดีที่คุณสามารถเรียนรู้จากของฉัน;) นั่นคือเหตุผลที่ฉันระบุ 5 เคล็ดลับที่จะช่วยคุณวางแผนการออกแบบเชิงปฏิบัติการ

1. ตั้งเป้าหมาย

ทำความรู้จักกับผู้เข้าร่วมและค้นพบวัตถุประสงค์ของพวกเขา สื่อสารล่วงหน้าเพื่อกำหนดวาระการประชุมอย่างละเอียด เมื่อคุณรู้ความคาดหวังของพวกเขามันง่ายกว่ามากที่จะกำหนดเป้าหมายของการประชุมเชิงปฏิบัติการ นี่เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปที่ใดและหากเป้าหมายโดยรวมของผู้เข้าร่วมประชุมมีความสอดคล้องกัน คุณควรรู้ว่าทำไมคุณจึงใช้เวิร์กช็อปนี้

ส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการประชุม - โปรดจำไว้ว่าทุกคนมีจำนวนมากบนจานของพวกเขาดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะออกจากการแจ้งเตือนเบา ๆ สำหรับผู้เข้าร่วม

การประชุมเชิงปฏิบัติการทีม 10Clouds ออกแบบกับผู้มีส่วนได้เสีย

2. เตรียมวาระการประชุม

จัดทำแผนรายละเอียดและลองกำหนดทุกนาที พิจารณาว่าคุณจะใช้เวลาเท่าไหร่ในแต่ละงาน อย่าลืมว่าการออกกำลังกายทุกครั้งควรมีเป้าหมายสุดท้ายที่มีความหมายดังนั้นคุณจะต้องใช้เวลาสองสามนาทีหลังจากนั้นเพื่อสรุปการทำงานเป็นทีมของคุณ

แต่ถึงแม้ว่ากรอบเวลามีความสำคัญคุณควรยังมีความยืดหยุ่นสำหรับการควบคุมการวิ่งขนาดเล็ก พวกเขาจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน!

ฟังดูค่อนข้างซับซ้อนใช่ไหม คำแนะนำส่วนตัวของฉันคือการมีคนสนับสนุนหนึ่งคนในการประชุมเชิงปฏิบัติการที่จะดูเวลาและกรอบเวลาของแต่ละงานหรือลงทุนใน Time Timer โอ้และอย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่าวาระการประชุมเชิงปฏิบัติการปรากฏอย่างถาวรในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ - เพียงแค่ตรึงไว้กับกำแพง

การประชุมเชิงปฏิบัติการทีม 10Clouds ออกแบบกับผู้มีส่วนได้เสีย

3. นำอุปกรณ์ที่จำเป็น

วัสดุที่เตรียมไว้ล่วงหน้าเป็นสิ่งจำเป็น คุณจะเสียเวลาเมื่อแล็ปท็อปจะแตกไฟล์หรือคุณจะมองหากระดาษแผ่นหนึ่งเพื่อให้ผู้เข้าร่วมค้นหาสิ่งที่จะเขียน เตรียมห้องและนำอุปกรณ์ที่จำเป็นมาใช้ ฉันมักจะสร้างรายการตรวจสอบของฉันเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างพร้อมดี

รายการยอดนิยมส่วนบุคคลของฉันมีที่ชาร์จแล็ปท็อปเสริมแผนภูมิพลิกกระดาษหลายแผ่นบันทึกย่อภายหลังและเครื่องหมายสีสันสดใสมากมาย นอกจากนี้คุณยังสามารถนำคุกกี้และชามาด้วย - มันจะทำให้การประชุมเชิงปฏิบัติการมีความเป็นส่วนตัวที่ดี
การประชุมเชิงปฏิบัติการทีม 10Clouds ออกแบบกับผู้มีส่วนได้เสีย

4. เริ่มต้นด้วย Intro

เริ่มต้นด้วยการแนะนำเมื่อคุณอธิบายเป้าหมายและกฎของการฝึกอบรม มันเป็นส่วนที่เป็นทางการมากขึ้นของการประชุม แต่เชื่อฉัน - มันสำคัญสำหรับทุกคน การทำให้ชัดเจนว่าจะครอบคลุมอะไรจะช่วยลดคำถามเพิ่มเติม บอกอะไรบางอย่างเกี่ยวกับตัวคุณเองและถ้าคนอื่นไม่รู้เกี่ยวกับอีกคนหนึ่งแนะนำให้พวกเขามีการแนะนำรอบสั้น ๆ

การประชุมเชิงปฏิบัติการทีม 10Clouds ออกแบบกับผู้มีส่วนได้เสีย

5. มีทัศนคติที่ดี

บางสิ่งที่เบาและสนุกสนานเช่น icebreaker สำหรับการเริ่มต้นของการประชุมเชิงปฏิบัติการจะเกี่ยวข้องกับผู้คนและสร้างอารมณ์ที่ดีในกลุ่ม มองหาแรงบันดาลใจที่ยอดเยี่ยมที่นี่ คุณควรพยายามสร้างบรรยากาศที่ไม่มีการตัดสินซึ่งทุกคนรู้สึกว่ามีความสำคัญ ในแบบฝึกหัดกลุ่มให้จัดตั้งกลุ่มย่อยเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีความสะดวกสบายในการพูดคุยและโต้ตอบกันมากขึ้น

อย่าลืมที่จะหยุดพักในวาระการประชุมของคุณ ปล่อยให้เวลาว่างสำหรับผู้เข้าร่วมเพื่อสูดอากาศบริสุทธิ์หรือเพียงแค่เดินไปไม่ไกล หากไม่มีมันทุกคน (รวมถึงคุณด้วย!) จะรู้สึกเหนื่อยเร็ว

การศึกษาของ Stanford แสดงให้เห็นว่าการหยุดพักการเดินช่วยเพิ่มผลผลิตและความคิดสร้างสรรค์

แนวทางปฏิบัติที่ดีอีกข้อหนึ่งคือการเตรียมเพลย์ลิสต์การประชุมเชิงปฏิบัติการ - โดยส่วนตัวในฐานะผู้อำนวยความสะดวกฉันไม่ได้ลอง แต่ฉันมีส่วนร่วมในการฝึกอบรมด้วยดนตรีเป็นฉากหลังและมันทำให้อารมณ์ผ่อนคลายอย่างสมบูรณ์แบบ ลองทำกับเพลย์ลิสต์แสนอร่อยนี้แน่นอน มีอยู่ครั้งหนึ่งที่เราในฐานะผู้เข้าร่วมสร้างรายการเพลงทั้งหมดก่อนการประชุมเชิงปฏิบัติการ เราแต่ละคนมีผลกระทบเล็กน้อยกับมันโดยเลือกหนึ่งเพลงโปรด ในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการมันเป็นเรื่องที่ดีมากที่ได้ยินเพลงที่ฉันเลือก อย่างจริงจัง! สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ นี้ทำให้เราทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมในการสร้างกระบวนการประชุมเชิงปฏิบัติการทั้งหมด

Magic Won จะไม่ช่วยคุณ แต่แผนจะ

เวิร์กช็อปออกแบบเป็นคำศัพท์ที่แน่นอน มันเริ่มต้นด้วยการรวมคนเข้าด้วยกันและหาไอเดีย พูดตามตรงฉันไม่เคยพบกลอุบายหนึ่งที่จะมีเวิร์คช็อปการออกแบบที่ยอดเยี่ยม ที่จริงฉันคิดว่ามันไม่มีอยู่จริง ทำไม? เพราะทุกเวิร์คช็อปออกแบบนั้นแตกต่างกัน ในฐานะนักออกแบบ UX ที่ 10Cloud ฉันคิดว่าตัวเองโชคดีที่ได้ทำเวิร์คช็อปกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมของฉัน สิ่งนี้ทำให้ฉันสามารถค้นหาตัวเองในสถานการณ์ต่าง ๆ ที่มีปัญหาแตกต่างกันเพื่อแก้ไข

อย่างไรก็ตามการเตรียมพร้อมเป็นสิ่งสำคัญเสมอ สิ่งนี้จะช่วยคุณได้เมื่อมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น คุณจะรู้เป้าหมายของคุณและการไหลจึงไม่ต้องกังวล :)

กรุณาแบ่งปันเคล็ดลับของคุณเองสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการที่ดีขึ้น คุณวางแผนพวกเขาอย่างไร อะไรช่วยคุณได้มากที่สุด